Zahtevi za godišnji odmor – naša priča

Jedna od funkcija o kojoj smo maštali dok smo tokom 2020. godine radili na verziji kadrovska.app 2.0. jeste da zaposleni mogu da se uloguju u svoj deo aplikacije, da mogu da pregledaju svoje podatke i da podnesu zahtev za godišnji odmor.

Koji bi bili benefiti poslodavca?

Krenuli smo najpre od definisanja problema :

• da bi zaposleni mogao da planira svoj godišnji odmor, on mora sa poslodavcem – kadrovskom službom da proveri broj dana godišnjeg odmora kao i period kada može koristiti godišnji odmor
• ako poslodavac ima 100 zaposlenih i svaki zaposleni u godini dana na proveru broja dana godišnjeg odmora potroši svojih 15 minuta i potroši 15 minuta zaposlenom u kadrovskoj službi to je za 100 zaposlenih 3000 minuta / 50 radnih sati / cca 6 radnih dana
• uzmimo u obzir da se po svakom zaposlenom na podnošenje pisanog zahteva utroši 5 minuta i odobravanje zahteva utroši još 10 minuta to je za 100 zaposlenih 1500 minuta / 25 radnih sati / cca 3 radna dana
• ako zaposleni u kadrovskoj službi na izradu, dostavu i arhiviranje rešenja za godišnji odmor za svakog zaposlenog u godini dana utroši 30 minuta, to je za 100 zaposlenih 3000 minuta / 50 radnih sati / cca 6 radnih dana
• uzmimo u obzir i da 30% zaposlenih koristi i druge vrste odsustva (plaćeno, bolovanje itd) na koje zaposleni u kadrovskoj službi potroši još 30 minuta po zaposlenom, to je za 30 zaposlenih 900 minuta / 15 radnih sati / cca 2 radna dana

Zaključak je da se na administriranje odsustava za jednu godinu u firmi sa 100 radnika, pod pretpostavkom da sve ide po planu, utroši nekih 17 radnih dana ili skoro ceo radni mesec.

Smatrali smo da naša funkcija treba da olakša, ubrza i automatizuje čitav ovaj proces ali i da napravi uštedu u vremenu i to :

• proveru broja dana godišnjeg odmora zaposleni može da radi od svoje kuće peko aplikacije, tako da ne troši ni svoje radno vreme a ni radno vreme kadrovske službe. Ušteda za 100 zaposlenih 3000 minuta / 50 radnih sati / cca 6 radna dana
• podnošenje zahteva zaposleni radi od kuće, tako da ne troši svoje radno vreme. Ušteda za 100 zaposlenih 500 minuta / 8 radnih sati / 1 radni dan
• izrada rešenja za godišnji odmor, dostava putem portala ili emaila kao i elektronsko arihiviranje u aplikaciji skraćuje čitav postupak sa 30 minuta po zaposlenom na 10 minuta po zaposlenom. Ušteda za 100 zaposlenih 2000 minuta / 33,33 radna sata / cca 4 radna dana
• administracija drugih vrsta odsustva se isto tako smanjuje sa 30 minuta na 15 minuta po zaposlenom. Ušteda za 30 zaposlenih je 450 min / 7,5 radnih sati / cca 1 radni dan
• Konačna ušteda : 12 radnih dana odnosno 70% vremena.

Koji bi bili benefiti zaposlenog?

Mišljenja smo da je transparentnost u ostvarivanju ovog prava, najveći benefit zaposlenog. Naime, sa ovom funkcijom zaposleni sada tačno zna koliko ima dana starog, a koliko novog godišnjeg odmora, zatim kada je korisito stari a kada novi godišnji odmor i veoma lako može podneti zahtev za korišćenje odsustva – direktno iz svoje dnevne sobe.

Koje uslove poslodavac mora da ispuni da bi mogao da koristi ovu funkciju?

Poslodavac mora da ima želju da koristi ovu funkciju – to je najbitniji uslov.

Što se organizacije rada tiče, mi razlikujemo sledeće funkcije :

• Verifikator – lice koje odobrava zahteve zaposlenih. Verifikator se vezuje za organizacioni deo, radno mesto ili lokaciju. Verifikator ima ograničeni pristup podacima jer vidi podatke samo za zaposlene iz određenih organizacionih delova i ne vidi ni jedan drugi podatak osim podatka o odsustvima. Isto tako, odobravanje može biti u više nivoa.
  • Primer 1 : Šef proizvodnje Marko odobrava odsustva organizacionom delu proizvodnja hleba i organizacionom delu proizvodnja kolača ili odobrava svim zaposlenima na radnom mestu Pekar
  • Primer 2 : Regionalni direktor Marko odobrava odsustva svim zaposlenima u maloprodajnim radnjama koje se nalaze u Kruševcu, Kraljevu i Paraćinu
• Izrađivač dokumentacije – lice koje izrađuje dokumentaciju nakon što su zahtevi odobreni. Ovo lice može biti i u ulozi verifikatora kod onih poslodavaca kod kojih funkciju odobravanja i izrade dokumenata odrađuje jedno isto lice.
  • Primer 1 : Zaposleni Ivan podnese zahtev za godišnji odmor. Njegov šef Petar odobri zahtev. Nakon toga Šef proizvodnje Marko odobri zahtev i zahtev ide kod Ljilje pravnice koja izrađuje Rešenje i dostavlja ga Ivanu putem emaila i/ili aplikacije.
  • Primer 2 : Zaposleni Ivan podnese zahtev za godišnji odmor. Ljilja pravnica se konsultuje se direktorom oko odsustva i ako direktor odobri ona odobrava odsustvo, izrađuje Rešenje i dostavlja ga Ivanu putem emaila i/ili aplikacije.

Znači, manje firme odnosno poslodavci sa manjim brojem zaposlenih moraju imati jednu osobu koja će odobravati zahteve i izrađivati dokumentaciju, dok veće firme se mogu “igrati” ulogama verifikatora po različitim osnovama.

Početkom 2021. godine kompletirali smo projektni zadatak i tim developera je krenuo sa radom, a funkcija je operativno bila puštena u rad početkom proleća 2021 godine.